Hacienda warnt: excel & co. gefährden ihre steuererklärung – verifactu kommt!
Viele Freiberufler nutzen noch immer Excel oder Word für ihre Rechnungsstellung – doch das könnte teuer werden. Die Steuerbehörde warnt vor den Risiken, die mit der Nutzung dieser Programme im Zuge der Einführung des neuen Kontrollsystems VeriFactu verbunden sind.
Verifactu: das neue steuerkontrollsystem – was sie jetzt wissen müssen
Die Agencia Tributaria (AEAT) setzt mit VeriFactu ein neues System zur Stärkung der Transparenz in der Rechnungsstellung um. Das Ziel: Manipulationen verhindern und die Integrität von Rechnungen gewährleisten. Für Unternehmen und Freiberufler, die Software für die Rechnungsstellung nutzen, bedeutet dies, dass ihre Programme bestimmte technische Anforderungen erfüllen müssen.
Was genau bedeutet das? Programmfunktionen, die automatische Berechnungen wie den Mehrwertsteuerbetrag oder die Erstellung strukturierter Rechnungslisten ermöglichen, fallen unter die neue Regelung. Eine Excel-Tabelle, die den Umsatzsteuer automatisch berechnet, wird somit als elektronisches Rechnungsstellungssystem betrachtet und muss den Vorgaben von VeriFactu entsprechen.
Doch es gibt Ausnahmen. Wer eine Word- oder Excel-Vorlage lediglich manuell nutzt, ohne Formeln oder Automatisierungen, bleibt weitgehend unberührt. Diese Vorgehensweise wird als gleichwertig einer handschriftlichen Rechnung betrachtet. Dennoch raten Experten zur Vorsicht und empfehlen, sich frühzeitig mit den Anforderungen von VeriFactu auseinanderzusetzen.
Die Einführung von VeriFactu ist in zwei Schritten geplant: Für Kapitalgesellschaften und Unternehmen gilt der 1. Januar 2027, für Freiberufler und andere Unternehmen der 1. Juli 2027. Ob diese Termine eingehalten werden können, ist jedoch noch ungewiss. Es wäre ein enttäuschendes Ergebnis, wenn die Verzögerung von 2026 sich wiederholt.
Viele Softwareanbieter bieten bereits Lösungen an, die den Anforderungen von VeriFactu entsprechen. Es lohnt sich, sich frühzeitig über diese Alternativen zu informieren und gegebenenfalls auf ein entsprechendes Programm umzusteigen. Die Zeit drängt – denn die Konsequenzen für eine fehlerhafte Rechnungsstellung können erheblich sein.